Wydarzenie logistyczne na miarę Allegro

W dziesięć dni, bez sekundy przerwy w działaniu któregokolwiek z kilkudziesięciu serwisów, z czterech poznańskich biur przeniosło się do Pixela prawie 1300 pracowników Grupy Allegro.

Serwisy Grupy Allegro odwiedza kilkanaście milionów użytkowników miesięcznie, dlatego podstawowym założeniem było, żeby biznes się kręcił bez przerw.

– Sama przeprowadzka to była wisienka na torcie. Bardzo spektakularna, bo długo i precyzyjnie zaplanowana – opowiada szef projektu, Przemysław Kustoń.

Żeby pierwsi pracownicy mogli 10 stycznia rano zasiąść przy swoich biurkach przygotowania rozpoczęły się pół roku wcześniej. Na planach budowanego jeszcze biurowca zaczęto rozplanowywać rozmieszczenie pracowników i infrastruktury IT: autoryzacji dostępu i kontroli czasu pracy, systemów centralnego wydruku i audio-wideo oraz osieciowania budynku. Od września ruszyły przygotowania do przeprowadzki i wszystkiego, co się wiąże dla firmy ze zmianą adresu.

[aneks kuchenny] © Magda Wolna

Spółki Grupy były rozrzucone w kilku miejscach Poznania: w biurowcach PGK I, PGK II i Sigma przy Marcelińskiej i Globis przy Roosevelta, część osób pracowało również na Ratajczaka.

Serwisy Grupy Allegro odwiedza kilkanaście milionów użytkowników miesięcznie, dlatego podstawowym założeniem było, żeby biznes się kręcił bez przerw. Pracownik miał skończyć pracę o 16 w starym biurze, a nazajutrz rano znaleźć swój karton przy nowym biurku i rozpocząć pracę podpinając się do sieci. – Przy takiej skali musiały się zdarzyć pojedyncze przypadki, że coś komuś nie zadziałało – przyznaje Kustoń. – I zdarzyły się. Ale ani razu nie było zagrożone sprawne funkcjonowanie biznesu.

[Pixel na przestrzał] © Magda Wolna

Przeprowadzka dotyczyła prawie 1300 osób. – Trudno precyzyjnie podać liczbę, bo nabór nowych pracowników odbywał się cały czas. Przeprowadzaliśmy też wakaty, stanowiska dla osób nowo przyjętych, które miały rozpocząć pracę już w nowej siedzibie – mówi szef projektu.

[Jadalnia dzień przed pierwszymi gośćmi] © Magda Wolna

W dzisiejszych zaawansowanych technologicznie firmach nie ma wielu dokumentów papierowych, dlatego tradycyjne duże archiwa posiadają z reguły tylko działy finansowe, kadr i prawny. Do przewiezienia na Grunwaldzką były więc głównie laptopy, monitory i stacje robocze. Pracownicy zostawiali sprzęt na biurkach, a firma przeprowadzkowa pakowała go, zabezpieczając przed uszkodzeniem. Przedmioty znacznej wartości dostarczane były w plombowanych pudłach.

[toalety] © Magda Wolna

​Przenosiny rozpoczęły się 9 stycznia, a ostatnie biurka w Pixelu zapełniły się w sobotę 19 stycznia. Zajęli je pracownicy wsparcia IT, którzy pozostawali w starych biurach do ostatniego pracownika.

– Przed przeprowadzką mówiono nam, że w tak krótkim czasie, tyle osób i to jeszcze do zupełnie nowego budynku, to raczej niewykonalne – wspomina. – Ale udało się, bo musiało się udać.

[klatka schodowa i garaż] © Magda Wolna